Ce que signifient ces frais
| Frais | Signification | Quand ils s'appliquent |
|---|---|---|
| Frais d'attente | Paiement du temps d'attente | Vous attendez chez l'expéditeur ou le destinataire au-delà du temps gratuit |
| Annulation (TONU) | Camion envoyé, mais non utilisé | Le chargement est annulé après l'envoi ou l'arrivée du camion |
| Déchargement (lumper) | Équipe externe de déchargement | Le destinataire exige une équipe, et quelqu'un doit la payer |
Prévoyez-les dans la confirmation de chargement
Ces frais sont beaucoup plus faciles à percevoir si, avant la cueillette, la confirmation de chargement indique leur montant et ce qui les déclenche. Une promesse au téléphone est difficile à faire respecter. Vérifiez :
- Attente : le temps gratuit, le tarif horaire, et quand le compteur commence et s'arrête
- Annulation : le montant, et combien de temps avant la cueillette une annulation déclenche ces frais
- Déchargement : qui paie, et s'il faut d'abord une approbation ou un numéro de référence
S'ils n'y figurent pas, demandez qu'on les ajoute avant de signer.
Ce qu'il faut conserver comme preuve
Pour l'attente : les heures d'arrivée et de départ, idéalement signées ou estampillées sur le connaissement ou une feuille d'arrivée. Ajoutez des photos avec l'heure ou des données de suivi. Prévenez le courtier par écrit dès la fin du temps gratuit, car plusieurs l'exigent.
Pour l'annulation : la confirmation de chargement, le message d'annulation avec son heure et la preuve de votre position ou de votre arrivée. Facturez rapidement, tant que les détails sont récents.
Pour le déchargement : le reçu original avec le montant, la date et le chargement. Certains courtiers paient l'équipe directement avec un code. Renseignez-vous d'abord.
Comment les facturer
Inscrivez chaque montant sur sa propre ligne, avec le numéro de chargement :
| Description | Montant |
|---|---|
| Transport, chargement ABC-12345 | 2 400,00 $ |
| Surcharge de carburant | 310,00 $ |
| Attente chez le destinataire, 3 heures à 75 $ | 225,00 $ |
| Déchargement, reçu joint | 180,00 $ |
Le générateur de factures permet d'ajouter des lignes et de retirer la taxe pour chacune.
Quel tarif demander?
Nous n'avons pas trouvé de référence canadienne publiée. Des guides américains citent souvent environ 50 à 75 $ US l'heure pour l'attente après deux heures gratuites. Pour une annulation, ils citent un minimum d'environ 150 à 250 $ US. Voyez-y des points de départ pour négocier, et non des normes. Vos coûts et vos trajets comptent davantage.
La TPS, la TVH et ces frais
- Attente. L'ARC indique que les paiements de surestaries et les pénalités ne sont pas soumis à la TPS/TVH. Ils sont payés pour avoir retenu un véhicule pendant le chargement ou le déchargement au-delà de l'heure prévue.
- Chargement et déchargement. Lorsqu'ils font partie de votre service de transport, ils sont taxés comme le transport.
- Surcharge de carburant. Elle suit le même taux que le transport, et elle est détaxée lorsque le transport l'est.
- Annulation. Les directives de l'ARC sur le transport n'en parlent pas. Aucun transport n'a eu lieu : ce n'est donc peut-être pas un service de transport. Demandez à votre comptable comment la traiter.
La taxe peut varier d'une ligne à l'autre. Votre facture doit donc indiquer quelles lignes sont taxées. L'ARC le demande lorsqu'une facture regroupe des éléments taxables et non taxables. Vérifiez la taxe d'un trajet avec le calculateur de TPS/TVH.
Pourquoi ces frais sont refusés
- La confirmation de chargement ne les mentionne pas.
- Vous n'avez pas prévenu le courtier pendant l'attente.
- Les heures ne sont pas signées, ou le reçu manque.
- Vous les avez facturés des semaines plus tard.
Sources
- ARC : Renseignements sur la TPS/TVH pour les transporteurs de marchandises, autres frais
- FreightWaves : How to read your rate con like a pro (en anglais)
- OTrucking : How to bill accessorial charges (en anglais)
Ce guide ne remplace ni la loi ni un conseil professionnel, et les règles changent. Vérifiez les sources ci-dessus avant de vous y fier.